Publicidad
¿cómo debe estar preparado para una reunión cuando las emociones estarán fuertes?
Personalidades fuertes, ideas conflictivas y la obligación de controlar eventos emocionalmente cargados hacia un resultado positivo frecuentemente encuentran a los líderes atrapados en la línea de fuego de puntos de vista en competencia.
Veamos a mi cliente aquí. Jason, un profesional de marketing, entró en crisis. Dos importantes líderes de su equipo tenían una disputa que había llegado al punto en el que no se hablaban entre sí. Sus equipos habían hecho lo mismo, construyendo silos, ineficacia y conflictos generales. Aunque nervioso e inseguro sobre su capacidad para controlar los puntos de vista opuestos fuertes y posibles erupciones, Jason sintió que debía actuar.
Lidiar con situaciones emocionalmente cargadas y difíciles requiere liderazgo. Más allá de los problemas personales, a veces tienes que comunicarle a tu equipo malas noticias, manejar la irritación del cliente, dar comentarios de desempeño difíciles de escuchar, o explicar un error o retraso que afecte al negocio. Estos son momentos difíciles, e incluso los líderes experimentados pueden sentir ansiedad e incertidumbre sobre la escalada o las consecuencias inesperadas.
Cuando te enfrentas a una situación emocionalmente agotadora, las personas generalmente recurren a una de dos reacciones ineficaces. Muchos optan por ignorarlo por completo y se distraen con tareas de baja prioridad como correos electrónicos. Otros hacen lo contrario: rumian y se preocupan sin actuar para controlar su ansiedad o prepararse. Ambas estrategias suelen fallar; nos hacen sentir peor y nos equipan menos emocionalmente cuando llega el momento.
Afortunadamente, hay estrategias probadas para prepararse para reuniones en las que las emociones serán intensas. Como dicen los deportistas, una buena defensa es la mejor ofensiva. Aquí hay técnicas respaldadas científicamente para ayudarte a negociar estos eventos con más audacia y eficacia.
Prepara un esquema mental.
Utilizado más a menudo en el deporte pero también muy efectivo en el lugar de trabajo, la visualización es una herramienta de mejora del rendimiento. Es una práctica mental de un evento destinada a mejorar el desempeño y la confianza.
Primero, considera el final: ¿Cómo se ve el éxito para tu situación? ¿Cómo te gustaría sentirte al salir de la sala? ¿Y cómo deberían sentirse los demás? Como fue en el caso de Jason, el éxito podría no implicar una solución rápida, sino más bien un diálogo significativo en el que las personas se sientan escuchadas y se visualice un camino claro hacia adelante.
Convierte tu próxima reunión o contacto en una película mental ahora mismo. Observa los detalles: el entorno, las sillas, el lenguaje corporal, y atraviesa las escenas momento a momento. Practica eventos importantes como cómo iniciar la conversación, cómo negociar situaciones tensas y cómo cerrar la reunión.
Identifica las dificultades esperadas y posibles desencadenantes, así como tu reacción. ¿Qué puede salir mal en esta conferencia, te preguntas? Por ejemplo, Jason se imaginaba a sí mismo sugiriendo con calma, “Detengámonos”, preocupado principalmente por las emociones desenfrenadas. Si las tensiones comenzaran a increpar, estamos aquí para resolver esto; no estamos aquí para empeorarlo. También se preocupaba por llegar a un punto muerto, así que se imaginaba diciendo, “Dado que aún no estamos alineados, enfoquémonos en dónde estamos de acuerdo y construyamos a partir de ahí”. Piensa también en lo que podrían decirte o hacer que te ponga nervioso y cómo mantendrás la calma. Por ejemplo, imagínate contando hasta diez o inhalando tres veces antes de responder.
Visualiza, no solo el éxito, sino también siéntelo. Intenta, por ejemplo, sentir en tu cuerpo la confianza, la gracia y el control que deseas transmitir. Una vez que hayas practicado mentalmente, anota los puntos de vista y conclusiones importantes. Visualizar el éxito con anticipación te ayuda a cambiar tu perspectiva y aumentar tu capacidad para dirigir la discusión hacia un resultado positivo.
Enfócate en lo bueno.
Dedica un tiempo a reflexionar en lo que agradeces antes de enfrentar un encuentro desafiante. Aunque pueda parecer contradictorio, hacer esto aumentará tu sentido de conexión con las personas y te ayudará a desarrollar una mayor resistencia emocional.
Por ejemplo, si tienes que darle a un miembro del equipo comentarios difíciles, considera lo que realmente valoras de esa persona. Una de mis clientes, Jane, odiaba una próxima reunión con un reporte directo cuyo rendimiento había estado disminuyendo. Sus intentos anteriores de críticas constructivas habían sido recibidos con defensividad, y temía su reacción esta vez, así como si podría mantener la conversación bajo control. Jane se recordó a propósito antes de la reunión de la creatividad de Sorab, su perspectiva fresca y la maravillosa energía que aportaba a las reuniones. Este cambio de perspectiva le permitió hablar de manera más alentadora y provocó un diálogo más efectivo.
Reformular positivamente los problemas también ayuda a reducir el estrés y la agotamiento, mejorando así la claridad mental. Piensa en qué resultados positivos puede producir la reunión: tal vez puedas fomentar el desarrollo, mejorar las relaciones o proporcionar claridad para el futuro. Si sientes que quieres evitar o distanciarte de la reunión, concéntrate en lo que te define como un gran líder. La investigación indica que esta forma de “autorreflexión positiva del líder” aumenta la energía y la implicación, mejorando así la percepción de las personas sobre tu liderazgo y, por lo tanto, tu impacto.
Cambia las cosas en el contexto.
Aunque enfrentar eventos emocionalmente cargados es inevitable en el liderazgo, tienes más control sobre su influencia de lo que podrías pensar. La modificación de la situación, una técnica proactiva de regulación emocional, es una opción efectiva para ayudarte a disminuir la intensidad emocional de un evento próximo. Puedes relajarte y preparar el terreno para una conversación más fructífera al cambiar deliberadamente las circunstancias o tu estrategia.
Examinar “los Cinco W de la situación” – quién, qué, dónde, cuándo, y por qué – te ayuda a abordar esto. Por ejemplo, ¿Quién tiene que estar presente? ¿Deberías llevar herramientas para mejorar la conversación? ¿Qué debe comunicarse y qué no? ¿Dónde debe tener lugar la reunión y a qué hora es mejor? Por último, ¿por qué es importante esta conversación?
Por ejemplo, Jack, mi cliente, tuvo que informar a su cansado equipo directivo sobre otra ronda de despidos. Jack naturalmente sentía una gran presión al comunicar este mensaje, así que trabajamos a través de los Cinco W. Como resultado de esta actividad, Jack invitó a su socio comercial de recursos humanos a la reunión para ofrecer ayuda adicional y abordar problemas. También pulió su mensaje, eliminando ciertos detalles y notando de manera más general las preocupaciones esperadas de su personal. Por último, reservó una sala de reuniones más tranquila y apartada y programó la reunión para el mediodía del viernes para dar a su personal tiempo para visitas de seguimiento o salida temprana. Estos cambios deliberados le ayudaron a relajarse y produjeron un ambiente más alentador para comunicar la noticia desafiante a su personal.
Desarrolla áreas de amortiguación.
Aunque las reuniones consecutivas son comunes en la agenda de los líderes, es crucial encontrar el espacio mental adecuado antes de una conversación difícil. Dedica diez minutos a prepararte mentalmente para que puedas llegar tranquilo y sereno a tu reunión. Puedes centrarte, repasar puntos importantes, recordarte cómo quieres presentarte. Planifica procesar y reiniciar otros diez minutos después. Por ejemplo, para evitar llevar cualquier tensión acumulada a tu próximo encuentro, puedes dar un breve paseo para relajarte y liberarla. Vale la pena si esto requiere cambiar tu horario de llegada o salida, o posponer una reunión.
Aunque necesitan de antemano, estas zonas de amortiguamiento te permiten permanecer presente y sereno durante todo el día. Para ayudarte a planificar el tiempo para prepararte y reagruparte, adquiere el hábito de mirar hacia adelante en tu calendario para identificar eventos importantes, reuniones difíciles y tal vez intercambios divisivos.
